Pentru stabilirea reperelor necesare bunei desfăşurări a activităţilor prevăzute în etapele de implementare ale proiectului, echipa de management va organiza o serie de întâlniri de lucru: întâlnirea de lansare a proiectului și trei întâlniri după campaniile intensive și înainte de depunerea rapoartelor anuale și final. Dacă este necesar la întâlniri pot fi invitați consilieri și experți externi. În funcție de disponibilitate membrilor echipei sau, în eventualitatea apariției unor situații de criză, se vor organiza întâlniri fie fizice, fie on-line. Datele, locațiile și ordinea de zi vor fi stabilite prin cvorum.